仕事をする上で、
このようなことを言われた経験はありませんか？
-
「優先順位をつけてから取り組んでください」
-
「もっと効率的に仕事を進めましょう」
このような言葉や似た言葉を
言われた経験がある方にとって、
これからご紹介する内容はとても重要です。
誤解を恐れずに言いますと、実は…
優先順位をつけて仕事をするかしないかによって仕事で評価されるかされないかが決まります。
そこで、この記事では…
- あなたの評価につながる優先順位の威力とは
- どのように優先順位をつけて仕事をすれば良いのか
- なぜ優先順位をつけて仕事を行うのか
をご紹介しながら、
記事の５章では、
仕事の実力や評価を高めるために
押さえるべき内容もお伝えしていきます。
１．優先順位をつけて仕事をする理由
優先順位をつけて仕事をする理由を一言でいうと、
「仕事の効率化のため」です。
時間は無限にあるわけではなく、限られています。
仕事の重要度や難易度などを多角的に判断して、優先度を決めることによって、限られた時間の中で成果や仕事量を上げることができます。
そして、仕事量や自分が抱えている仕事が明確化され、仕事のミスの軽減や、周りから信頼されることにつながっていきます。
そのため、仕事をする上では優先順位をつけることが重要になっていきます。
そして、仕事をする上で切っても切り離せない問題が「仕事の効率化」ですので、優先順位を決め、効率化が達成することで、周りからの評価も高まること間違いなしです。
２．優先順位のつけ方
それでは、優先順位の付け方についてご紹介いたします。
内容としては下記になります。
- やるべき仕事を洗い出す
- やらなくて良いことを決める
- 時間配分を決める
- 緊急度や重要度を見極める
- 優先順位を実際に割り振る
詳細についてはこちらにて解説していますのでご覧ください。
2-1．やるべき仕事を洗い出す
まずは、自分が抱えている、するべき仕事のタスクを紙や、パソコンのメモなどに洗い出して、可視化できるようにしましょう。
頭の中でわかっているから大丈夫、と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、可視化したほうが、圧倒的に効率が良いと言われています。
というのも、頭の中はたくさんの情報や、感情が常に渦巻いています。
紙やメモに書き出していくことで、思考がやるべき仕事にフォーカスするため、簡単に整理することができます。
シンプルですが効果的な方法です。
まずは一度、全て洗い出していきましょう。
2-2．やらなくて良いことを決める
自分の抱えている、やるべき仕事を洗い出したら、「やらなくて良いことを決める」これが次のステップです。
例えば、こういうものです。
- 緊急度が低く、今日やる必要のないもの
- 重要度が低く、行わなくても問題がないもの
- 他の人に依頼すべきもの
このような仕事は、優先順位も低いと言えるので、大切な時ごとにより時間を割くために、「やらなくてもよい仕事」を見極めていきましょう。
2-3．時間配分を決める
取り組むべき仕事を把握したあとは、時間配分も決めていくことが大切です。
自分の実力を理解しておくことが前提にはなりますが、
-
「自分がこの仕事をするなら、完了するまでに最大〇〇分かかる」
-
「初めて担当する業務なので想定よりも時間かかるかもしれない」
といったように、実際に取り組むことをイメージトレーニングすると、時間設定の見立てがある程度立つと思います。
実は、時間を見積もることは
ビジネス以外でも大切なことで、
時間設定がうまくできる人ほど成功し、充実した生活を送っていることが多いです。
仕事ができる人たちは、時間は有限であることをしっかりと把握しているからこそ、時間の大切さをわかってるということです。
2-4．緊急度や重要度を見極める
時間配分を決めた後は、あらためて緊急度や重要度をあらゆる視点から判断するということを行います。
例えば、
- 高い売上に直結するプロジェクトを抱えている
- 明日までにお客様や上司に提出しなければならない資料がある
このような場合は優先度が高いと言えます。
そこで、緊急度と重要度をかんたんに見極められる方法があります。
それはマトリックス表を使うことです。
上記のような表を見たことある方もいらっしゃるかもしれません。
この表は自分の仕事を緊急度と重要度を多角的な視点で判断できるものです。
項目が高い位置にいくほど、優先順位は高くなっていきます。
自分の視点、周りからの視点、クライアントさんからの視点など、いくつかの視点を持って表を活用していくと、優先順位がうまくつけられるようになります。
このように多角的視点で緊急度、重要度を可視化できるので、優先順位をつけることに慣れていない方はぜひ活用してください。
2-5．優先順位を実際に割り振る
マトリックス表で、緊急度と重要度の高いものを可視化したら、時間が比較的かかり、緊急度と重要度の高い仕事から行いましょう。
実際に仕事を洗い出したメモでもいいですので、時間配分なども割り振り、可視化できるようにしていきましょう。
３．優先順位をつける際に迷った場合
上記で紹介した方法で優先順位をつけていくなかで、「これはどうしたら良いのだろう」とつまずくこともあるかと思います。
そこに役立つ１つの考え方として、パレートの法則（80：20の法則）をご紹介します。
これは、「結果の80％は全体の20％から作り出される」という考え方です。
この法則の大切なポイントは、優先順位をつけた仕事の上位20％さえ終えていれば、80％の結果や成果はついてくる、ということです。
そのため、優先順位をつける際に迷ったときには、80％の結果を生み出す、核となるタスクは何かを見極めるという視点を、押さえておきましょう。
また、最優先事項の選定も含めて、迷ってしまった場合は、上司の方に相談するのも１つの手です。
自分よりも社歴が長い人や上司は、経験値が高いため、どの仕事がいかに重要かを把握しています。
とはいえ、中には、忙しそうにしている等の理由から、上司に相談しにくいと思う方もいらっしゃるかもしれません。
もし、上司に相談しにくい場合は、自分が話しやすい人（同期や仲のいい先輩）に聞いてみることも大切です。
４．優先順位をつけた後の仕事の進め方
優先順位をつけることができた後、実際に業務を行うときの注意点やポイントを最後に紹介いたします。
4-1．イレギュラーが起きても冷静に判断する
実際に優先順位をつけたあとは、優先順位の通りに進めていくことが大切ですが、急な依頼などが入り、イレギュラーが発生するケースも多いです。
そのような場合はまずは冷静になり、自分の状況と照らし合わせましょう。
基本的にイレギュラーが発生した場合、そのイレギュラーへの対応は、緊急性が高かったり、重要度が高い可能性があります。
そのため、自分が立てた優先順位と照らし合わせて、組み込めるかどうか、または、他の方にお願いするなど、臨機応変な判断も必要になっていきます。
4-2．時間配分通りに行かない場合
上記にご紹介しましたが、急な業務の発生や、イレギュラーが発生することがほとんどです。
そのため、時間配分通りに進まないことが多い可能性があります。
大幅に時間配分通りに行かない場合、
今行っている業務が最優先の場合は除きますが、
取り組むのを一度中断して、次のやるべき仕事に取り組んでみるのも一つの手です。
また、仕事内容が翌日、翌週に変更できる場合は変更し、ある程度の時間がとれるときに行うことも選択として持っておくのも良いと思います。
思考がリフレッシュされたり、時間を置くことで自分が考えていたよりも短時間で業務が完了することもあると思いますので、ひとつの方法として、オススメします。
もしそれでも、時間配分通りに仕事が進まない場合は、業務の自動化も検討してみましょう。
RPAという定型業務を自動化するツールを利用すれば、業務効率化を簡単に図ることが可能です。
4-3．相談をする
「優先順位をつける際にも相談したのに、実際に仕事を進める中でも、相談したいことが出てきてしまって相談しにくい。」
自分で解決できない場合は、相談してみましょう。
相手は、自分より経験が豊富な上司が望ましいですが、場合によっては同僚に相談してもよいかもしれません。
ですが、下記のようなことから、
相談が苦手だと思っている人は多くいらっしゃいます。
- 忙しそうにしていて話しかけにくい
- そもそも、自分は嫌われてそう…
- 自分のレベルが低いと思われそう…
あなたがそう思っていても、心配する必要はありません。
筆者の私も、実は上司や年上の方に相談することが苦手でした。
しかし、どうしても自分では解決できないことがあり、勇気を出して上司の方に相談させていただいた結果、すんなりと解決案を出していただけました。
そして、「相談はいつでもしていいからね」とありがたい言葉もいただけました。
実は、相談しづらいと思っているその原因は、自分の思い込みにある可能性があります。
「相談してみよう」と、一歩を踏み出すことが大切です。
また、相談することによって得られるメリットは非常に大きく、自分以外の視点から物事を判断していただくことが解決につながります。
仕事をスムーズに進めるという面でも自分で解決できない場合は相談をして、進めてみてください。
必ず、あなたの相談を聞いてくださる方はいらっしゃいます。
１人で抱え込まず、うまく周りの人に頼って、仕事をしていきましょう。
５．仕事の実力を高めるために大切なご提案
これまで優先順位をつけるポイントをお伝えしてきました。
実は、優先順位をつけることというのは、仕事面だけでなく、日常生活や趣味、勉強などすべてに代用できます。
優先順位をつけて行動する＝時間の使い方が上手いということです。
時間の使い方が上手い人はあらゆる場面で成功するとも言われています。
ぜひ、優先順位を付ける癖を身に着けて、時間を効率的に使えるようになりましょう。
優先順位を上手につけることに加えて、さらに仕事の実力を高めるためには、いろんな能力をバランスよく高める必要があります。
例えば、仕事で高い結果を出す人はこうした能力も共通して持っています。
- 揺るがない自信（セルフイメージ）
- どんな目標も達成する能力
- 人を動かすコミュニケーション能力 など
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